Аутсорсинг закупок: как создать ценность для компании?

Консалтинговая компания выпустила статью «Создание ценности через аутсорсинг закупок». В ней она показала, что аутсорсинг закупок — подбора поставщиков, ведения переговоров по контракту и управления спецификациями — становится все более распространенным явлением.

По мнению экспертов, для успешного аутсорсинга стратегических закупок нужны три базовых условия:

• на аутсорс передаются закупки только тех категорий, где это принесет очевидную ценность;
• компания четко представляет источники этой ценности;
• компания выбирает для аутсорсинга партнеров, которые способны «активировать» эту ценность, а затем реализует с ними соглашения, которые позволят максимально повысить потенциальную экономию.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг – это привлечение внешнего партнера, который возьмет на себя управление определенным аспектом деятельности компании и будет предоставлять соответствующие услуги. Этот подход широко применяется для непрофильных видов деятельности и в тех случаях, когда компания не обладает достаточными знаниями о конкретном продукте и услуге. Когда иначе нужны были бы внутренние инвестиции, которые не являются для компании приоритетными, или же когда нужно быстро вывести продукт на рынок. аутсорсинг закупок позволяет по необходимости корректировать масштаб операций в меньшую или большую сторону.

Аутсорсинг может быть косвенным или прямым. Косвенный аутсорсинг затрагивает товары и услуги, необходимые бизнесу для поддержания своей собственной деятельности. Прямой аутсорсинг относится к товарам и услугам, которые компания реализует на рынке.

В чем ценность?

После того, как компания сформировала финальный список потенциальных категорий, подлежащих аутсорсингу, необходимо решить, действительно ли он необходим. Чтобы это определить, компании нужно четко понимать, как именно аутсорсинг может привнести ценность, а затем выбрать подходящего партнера и заключить сделку, чтобы воспользоваться этой ценностью.

По мнению McKinsey, факторы создания ценности делятся на четыре основные категории:

Консолидация объемов

Объединяя требования нескольких клиентов, сторонние партнеры часто могут обеспечить более выгодные цены, особенно по тем направлениям, где собственные вложения компании или слишком малы, или недостаточно регулярны, чтобы обеспечить компании сильную позицию на рынке.

Для того, чтобы воспользоваться преимуществами консолидации объемов, компания должна убедиться, что ее собственные спецификации и требования к поставке в достаточной степени аналогичны требованиям других клиентов провайдера аутсорсинга, и что компания готова принять предлагаемые им решения по выбору поставщиков. Например, переход на работу с более «бюджетными» поставщиками.

Экспертный опыт и знания

Масштаб деятельности провайдеров услуг аутсорсинга предполагает обширный опыт и глубокое понимание рынка. Доступ к передовым экспертным знаниям и опыту не только приносит прямые выгоды в тех категориях, где у компаний не хватает собственной компетенции, торги и закупки но также позволяет учиться у лучших и расширять свои возможности в других направлениях.

Экономия на трудозатратах

Аутсорсинг несет в себе сочетание масштаба, стандартизованных процессов и низкозатратных локаций. Все это позволяет снизить расходы на персонал при поиске поставщиков. Однако, выгода будет более ощутима именно в части операций по текущим сделкам, тогда как применительно к «стратегическим закупкам» экономия может быть ограниченной в силу самого их характера.

Управление спросом и спецификациями

В большинстве успешных закупочных организаций 40-50% общей экономии достигается за счет изменений внутренних факторов: управления спросом или оптимизацией спецификаций в целях снижения совокупной стоимости владения. Такая экономия также имеет тенденцию быть наиболее устойчивой в долгосрочной перспективе. Однако получение стабильной выгоды требует тесного и непрерывного сотрудничества между отделом закупок и остальными подразделениями бизнеса, что может оказаться сложнее, если будет привлечен сторонний партнер.

McKinsey считает, что аутсорсинг закупок может охватывать широкий спектр деятельности: от стратегической до транзакционной. «Стратегические закупки включают в себя процессы от поиска поставщика до заключения контракта (англ. – «Source-To-Contract», «S2C»). Это и анализ рынка, и разработка стратегии по конкретным категориям https://госзакупки.рус, и, конечно, стратегический выбор поставщиков», − объясняет их эксперт.

«Аутсорсинг процессов S2C дает компаниям доступ к опыту, возможностям и масштабам, которых у них самих не было. «Транзакционные» же закупки включают в себя весь спектр рутинных операций от заявки на поставку до оплаты, в частности, формирование заказа, работа со счетами и управление поставщиками. Аутсорсинг транзакционных закупок уже стал довольно распространенным явлением, ведь он может повысить эффективность процессов и гарантировать соблюдение нормативных требований за счет стандартизации процессов, автоматизации и наличия квалифицированных сотрудников».