BPM-системы — что это, описание и примеры

Система BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия. Управление подразумевает возможность адаптации и изменения процессов с помощью специализированного программного обеспечения (BPM-систем), с использованием BPMN-нотации. Аббревиатура BPMS (англ. Business Process Management System) – программное обеспечение для реализации BPM-концепции. По сути, любая система для создания и управления бизнес-процессами считается BPMS.

Внедряя концепцию и технологии управления бизнес-процессами бизнес преследует следующие цели:

Скорость	Качество	Гибкость	Управление
Увеличение скорости выполнения процесса, за счет чёткой регламентации выполнения, автоматизации рутинных процессов. Рост продуктивности сотрудников за счет автоматизации рутинных задач.	Соблюдение правил и регламента выполнения приводит к повышению качества конечного результата бизнес-процесса. Снижение количества ошибок, связанных с человеческим фактором при выполнении процесса.	Готовность бизнеса оперативно изменять и масштабировать бизнес-процессы в условиях постоянно меняющегося рынка и оптимизации затрат. Актуально и для развивающихся компаний, процессы в которых только выстраиваются.	Создание показателей для анализа бизнес-процессов – затраты на процесс, время выполнения, загрузки ресурсов. Используя статистику реализуется оптимизация и доводка процесса до эталонных показателей.

Кроме вышеперечисленных и общепринятых целей внедрения, компания может преследовать и индивидуальные. Например, оптимизация штата сотрудников за счет автоматизации или избавление менеджеров от выполнения однотипных рутинных задач (регистрация нового клиента, заполнение карточки клиента, подготовка документов и др.).

Составные части BPMS

Компоненты системы управления соответствуют стадиям жизненного цикла бизнес-процесса – проектированию (разработке), выполнению, мониторингу (анализу). Для каждой стадии необходимы свои компоненты в BPM, рассмотрим подробнее:

Проектирование

Этап выполняется силами бизнес-аналитиков при помощи встроенного графического дизайнера BPM-системы. Проектирование с помощью блок-схем считается наиболее популярным вариантом, система автоматизации бизнес-процессов которая быстро поддается анализу и корректировке. На данном этапе вырабатывается бизнес-логика и последовательность шагов. Также, определяются необходимые входные данные для старта процесса и пользователи, которые их предоставляют.

Результат проектирования – готовый процесс, который может быть запущен. Стоит отметить, что на данном этапе бизнес-аналитики обходятся без помощи программистов, все работы выполняются в BPM-системе.

Выполнение

За этот этап отвечает ядро BPM-системы, иногда его называют «движком» (BPM Engine). Ядро запускает процесс, отслеживает стадию выполнения, смену состояния, выполняет переходы между этапами и др. Кроме этого, BPM-движок предоставляет возможность интегрировать сторонние сервисы, дополнения для доступа и взаимодействия с базой данных. От производительности ядра зависит скорость работы системы и выполнения процесса. Также, ядро не должно «тормозить» при масштабировании и выполнении нескольких процессов одновременно.

Мониторинг

Наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет оперативно вносить изменения для оптимизации, выявлять проблемные этапы и участников. Руководитель может быстро получить информацию на какой стадии процесс и на ком он завис. Также, в удобном графическом деэшборте собрана информация о наиболее популярных процессах, длительности и т.д. Можно добавить информации о наиболее загруженных специалистов https://zocean.pw.

Кто использует

Крупный бизнес, интернет магазины, поставщики услуг, производственные предприятия и другие компании, в которых происходит взаимодействие нескольких подразделений для достижения результата используют бизнес-процессы. Максимальный спрос на продукты BPM показывает банковская отрасль. Банки применяют BPMS при организации front-офисных процессов, линии розничного кредитования, служебных вопросов, управления инцидентами и обращениями пользователей. Другими словами, работа всего front-офиса может быть автоматизирована с помощью BPMS.

Также, автоматизации подлежат процессы, которые имеют четкую последовательность действий, определены участники. Приведем несколько примеров:

• Регистрация и направление к оператору обращения пользователя – система считывает входящие данные, регистрирует заявку в системе, назначает ответственного и направляет к оператору.
• Заявка сотрудника на отпуск – система регистрирует обращение, направляет его для визирования руководителю, далее в отдел кадров и бухгалтерию.
• Регистрация и взращивание лида – система регистрирует новый лид, отмечает канал-источник, передаёт на дальнейшее взаимодействие и взращивание.

Вышеперечисленные процессы типичны для любого крупного бизнеса компании, где количество ежедневных обращений и заявок исчисляется сотнями. Автоматизация ускорит выполнение и освободит больше рабочего времени человека на более интеллектуальные задачи.

Ведущие разработчики BPM-системы

Наиболее популярные и функциональные продукты, по нашему мнению, у следующих отечественных компаний:

Компания Террасофт с системой Studio Creatio

Интеллектуальная платформа для управления бизнес-процессами. Среди особенностей – готовые бизнес-процессы для быстрой интеграции и автоматизации задач предприятия, встроенный  дизайнер кейсов и процессов, стабильная работа при масштабировании, low-code platform.

Компания ELMA с одноименной системой

Система поможет быстро создавать и запускать бизнес-процессы благодаря простому и понятному интерфейсу. Функции системы разделены на 4 группы: моделирование, автоматизация, мониторинг и улучшение, оптимизация.

Компания Comindware с Business Application Platform

В основе продукта Comindware Business Application Platform – управление бизнес процессами, кейсами, работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Компания ДоксВижн с системой Docsvision

Специализированная система для управления документооборотом компании, основанном на автоматизации бизнес-процессов. Продукт предназначен для среднего и крупного бизнеса, готовые отраслевые решения.

Этапы развертывания и сроки внедрения

Развертывание и интеграция разделяется на 4 этапа:

• Определение проблемы – поиск проблемных участков бизнеса, проблему которых может решить BPM, назначение ответственных специалистов со стороны заказчика. Данный этап формирует план проекта, документацию, проектную команду.
• Выбор BPM-системы – просмотр и оценка предложений различных компаний, тест-драйв программного продукта.
• Внедрение и настройка – внедрение системы в работу бизнеса, обучение сотрудников, запуск пилотного проетка.
• Оценка результатов – результаты запуска пилотного проекта, корректировка работы процессов, полноценный запуск.

Сроки развертывания зависят от сложности и масштабности проекта. Для крупного бизнеса процесс разработки, интеграции и полноценного запуска может составлять от года до двух. В компаниях среднего размера от полугода до года. Многое зависит от вендора и интегратора системы.