Особенности офисного переезда

«Смеялись всем офисом!», — скажете вы, когда поймёте, что переезд офисов — это на самом деле что-то на грани юмора и истерики. Посудите сами: море компьютеров, принтеров и факсов стоят упакованные в плёнку, мебель разобрана, а весь штат компании просто не работает! Кто-то заказывает пиццу, кто-то пытается распутать в спешке провода, кто-то прощается с родными стенами. Переезд головного офиса сродни урагану. Как превратить ураган в приятный ветер перемен — читайте в нашей статье.

Компьютеры, техника, папки с документами, пара горшков с растениями… «Да справимся сами», — думают руководители офисных компаний, которые, вероятно, ещё ни разу не переезжали всем составом на новое место. Почему? Потому что справиться самостоятельно очень сложно. Основные проблемы офисного переезда — это то, что оргтехники и мебели много, и, внимание, она вся крупная. А переехать нужно за один день, иначе что-то точно потеряется или забудется. Рассказываем подробно, как пережить один день офисного переезда без потери лишнего времени, денег и нервов.

Как организовать офисный переезд

Перед тем, как непосредственно переезжать, надо составить план действий. Головной офис никогда не переезжает в пустоту (а если вдруг надо срочно съехать из старого помещения, а нового пока не нашли — напишите нам, мы предоставим услугу хранения офисной техники по выгодным условиям). Обычно компания переезжает из старого помещения сразу в новое, а значит у вас точно есть план вашего нового места обитания.

Шаг №1. План размещения на новом месте. Сразу начертите как вы расположите мебель в новом помещении. Это желательно сделать, когда вы ещё не начали разбирать мебель в своем старом офисе. Так как когда вы всё упакуете и уже будете грузить в машину, вы, скорее всего, не сможете вспомнить, сколько именно должно быть оргтехники и рабочих мест. Поэтому начинайте организацию ещё до сборов.

Шаг №2. Маркировка вещей и оргтехники в соответствии с этим планом. Для чего нужно промаркировать все вещи последовательно (кресло №1, стол №1 и т.д.): чтобы сначала было понятно, в какой последовательности грузить, а затем, грузчики услуги по перевозке чтобы на месте было понятно куда всё следует выгружать. Это очень облегчит работу тем людям, которые будут грузить мебель, и вам не придется заниматься мучительными перестановками в новом офисе.

Шаг №3. Упаковка вещей и оргтехники. Вся офисная история с переездом делится на три блока: техника, канцелярия и мебель. Старайтесь сразу упаковывать всё этими блоками, чтобы потом не закидывать найденные архивы со скрепками и дыроколами в первую попавшуюся коробку. 

Мебель. Её надо разобрать по двум причинам: так её легче перевозить и больше шансов, что её случайно не повредят. Лайфхак: все винтики складывайте в небольшие канцелярские пакетики и приклеивайте скотчем прямо к фанере — так вы точно не потеряете фурнитуру и сразу соберёте стол на новом месте.

Техника. Технику надо надёжно упаковать в картонные коробки, предварительно обмотав в плёнку бабл. Обязательно не забудьте промаркировать коробку (см. шаг №2 выше). Даём тот же лайфхак с проводами от техники: аккуратно сложите провод и примотайте его скотчем к технике — принтеру, факсу или сканеру, gruzoperevozkiplus.ru чтобы ничего не растерялось при погрузке или транспортировке.

Канцелярия. Для мелкий вещей возьмите одну большую коробку и сложите туда все принадлежности. Не смешивайте это с ценными бумагами и документами, так как чернила из шариковых ручек могут случайно вытечь в самый неподходящий момент.

Лайфхаки по организации офисного переезда

Не суетитесь. Надеяться провернуть офисный переезд быстро не стоит — велик шанс, что в суете можно что-то либо потерять, либо по неосторожности повредить.

Не толпитесь и не бездельничайте. Поболтать, пропустить лишний стакан кофе можно и после переезда, поэтому замотивируйте команду на рабочий настрой (это легче сделать, пообещав маленькую премию в конце месяца).

Будьте на позитиве. Даже если случится какой-то непредвиденный форс-мажор, не паникуйте, а найдите человека, который лучше и быстрее всех разрулит ситуацию. Для позитивного настроя подготовьте заряженный плейлист из драйвовых треков: музыку погромче и вперёд, за дело.

Выбор перевозчика и организационные вопросы

Чтобы выбрать компанию, предоставляющую услуги офисного переезда, надо учесть пару моментов: 

• компания должна иметь опыт организации именно офисного переезда,
• компания должна взять на себя не просто транспортировку, но и сопутствующие услуги, поэтому идеально, если это будет сервис под ключ, чтобы можно было заказать переезд офиса с упаковкой вещей,
• наличие положительных отзывов и рекомендаций,
• предоставляет ли компания услугу разборки мебели.

Заранее выясните вопросы въезда-выезда с территории офиса и наличия грузового лифта, чтобы уточнить этот момент при заказе бригады.

Новую жизнь надо начинать, полностью закрыв долги из старой — проверьте лишний раз, нет ли у вас задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса.

Подготовьте пропуска в старом и новом офисе для своих сотрудников и сотрудников транспортной компании, которые будут осуществлять переезд.