Как составить план мероприятия: образец

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформление мероприятий для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться. Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию. Что предусмотреть в плане В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.). Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами. Учитываются следующие позиции: количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков); место проведения мероприятия; оформление и техническое оснащение; транспорт (если мероприятие выездное); фото- и видеосъёмка; приглашение ведущего, артистов; призы и подарки; освещение мероприятия в СМИ (при необходимости). Опросные листы После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов: Планируете ли Вы посетить мероприятие? Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине? Как Вы узнали о проведении мероприятия? Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)? Имеются ли у Вас пожелания по меню? Кто оплатит Ваше участие в мероприятии? Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют? Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие? Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие? Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)? Другое. Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.