Практические советы по переезду офиса (в вопросах и ответах)

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины офисного переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день квартирного переезда офиса на новое место.

• Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).
  
  
• Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.
  
  
• Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.
  
  
• Важно помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров). Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту проезда к новому офису.

В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

Оптимальный срок подготовки переезда — около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время — неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск https://tecreal.ru что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п.